Musnahkan 1.045 Berkas Arsip, Pemko Padang Perkuat Tertib Administrasi dan Akuntabilitas Birokrasi
D'On, Padang - Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang melaksanakan pemusnahan sebanyak 1.045 berkas arsip di lingkungan Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu (DPMPTSP) Kota Padang, Rabu (7/10/2026). Langkah ini menjadi bagian dari upaya memperkuat tertib administrasi, meningkatkan efisiensi penyimpanan dokumen, serta memastikan pengelolaan arsip pemerintahan berjalan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
Pemusnahan arsip tersebut dilakukan dengan cara dicacah setelah berkas-berkas yang bersangkutan dinyatakan memenuhi persyaratan untuk dimusnahkan berdasarkan ketentuan dan tata kelola kearsipan yang berlaku.
Kegiatan ini bukan sekadar mengurangi tumpukan dokumen di ruang penyimpanan. Lebih dari itu, pemusnahan arsip merupakan bagian penting dari siklus pengelolaan kearsipan pemerintahan, yang menuntut ketelitian dalam menentukan arsip mana yang masih harus disimpan dan mana yang telah memenuhi persyaratan untuk dimusnahkan.
Dalam administrasi pemerintahan, arsip memiliki kedudukan penting sebagai sumber informasi, bukti pelaksanaan kegiatan, serta bahan pertanggungjawaban atas berbagai kebijakan dan pelayanan publik. Karena itu, pengelolaannya tidak dapat dilakukan secara sembarangan, termasuk ketika suatu dokumen telah habis masa simpannya.
Pemusnahan hanya dapat dilaksanakan terhadap arsip yang telah memenuhi persyaratan sesuai prosedur. Dengan demikian, langkah tersebut harus didasarkan pada penilaian yang cermat, bukan semata-mata karena dokumen sudah lama atau ruang penyimpanan mulai penuh.
Disaksikan Unsur Sekretariat, Hukum, dan Inspektorat
Pelaksanaan pemusnahan 1.045 berkas arsip tersebut berlangsung di Dinas Penanaman Modal dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Kota Padang dengan disaksikan sejumlah unsur terkait.
Mereka yang hadir sebagai saksi dalam kegiatan tersebut yakni Sekretaris DPMPTSP Kota Padang, Rido Satria, S.STP., MM; Cahyani Mulia Putri, S.H., dari Bagian Hukum; serta Wahyu Saufitra, SE., MM, dari Inspektorat.
Kehadiran unsur sekretariat, hukum, dan pengawasan internal menjadi bagian penting dalam mendukung pelaksanaan kegiatan yang tertib dan sesuai ketentuan. Pengelolaan arsip tidak hanya berkaitan dengan aspek teknis penyimpanan, tetapi juga menyangkut kepatuhan terhadap aturan serta pertanggungjawaban administrasi.
Terlebih, dokumen pemerintahan dapat berkaitan dengan proses pengambilan keputusan, pelayanan kepada masyarakat, hingga bukti pelaksanaan tugas suatu perangkat daerah. Karena itu, setiap tahapan pengelolaan arsip perlu dilaksanakan secara terukur dan dapat dipertanggungjawabkan.
Pemusnahan dengan cara dicacah juga bertujuan memastikan dokumen yang telah ditetapkan untuk dimusnahkan tidak lagi terbaca atau digunakan kembali sebagai dokumen utuh.
Heriza Syafani: Pengelolaan Arsip Harus Tertib, Bukan Sekadar Menumpuk Dokumen
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang, Heriza Syafani, terus mendorong penguatan tata kelola arsip di seluruh perangkat daerah agar pengelolaan dokumen pemerintahan semakin profesional, tertib, dan akuntabel.
Dalam konteks kegiatan tersebut, prinsip yang perlu ditegaskan ialah bahwa arsip harus dikelola berdasarkan nilai guna, masa retensi, serta ketentuan pemusnahan yang berlaku. Arsip yang masih dibutuhkan untuk kepentingan administrasi, hukum, sejarah, atau pertanggungjawaban tidak boleh dimusnahkan secara sembarangan.
“Pengelolaan arsip yang baik bukan hanya tentang bagaimana menyimpan dokumen, tetapi juga bagaimana memastikan setiap arsip memiliki kejelasan status, masa simpan, dan perlakuan sesuai ketentuan. Arsip yang masih memiliki nilai guna harus dijaga, sementara arsip yang telah memenuhi persyaratan pemusnahan perlu ditangani melalui prosedur yang benar dan dapat dipertanggungjawabkan.”
Menurut prinsip tata kelola kearsipan, ketertiban dalam mengelola dokumen menjadi salah satu fondasi penting bagi administrasi pemerintahan yang efektif. Arsip yang terkelola dengan baik akan memudahkan penelusuran informasi, mendukung kelancaran pekerjaan, dan membantu memastikan dokumen penting tetap tersedia ketika dibutuhkan.
Sebaliknya, penumpukan arsip tanpa pengelolaan yang terencana berpotensi menyulitkan pencarian dokumen, menghambat efisiensi ruang penyimpanan, serta meningkatkan beban kerja administrasi.
Karena itu, pemusnahan arsip yang telah memenuhi ketentuan merupakan bagian dari upaya membangun sistem kearsipan yang lebih tertata, bukan sekadar kegiatan rutin untuk mengosongkan ruang penyimpanan.
Menjaga Keseimbangan antara Efisiensi dan Akuntabilitas
Pemusnahan 1.045 berkas arsip di DPMPTSP Kota Padang juga menegaskan pentingnya keseimbangan antara efisiensi administrasi dan perlindungan terhadap informasi yang masih bernilai.
Setiap perangkat daerah perlu memiliki pemahaman yang memadai mengenai klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, prosedur penyusutan, serta mekanisme pemusnahan yang sesuai dengan ketentuan. Dengan demikian, keputusan untuk memusnahkan dokumen tidak hanya didasarkan pada kebutuhan praktis, tetapi juga melalui pertimbangan administratif dan hukum.
Dalam praktiknya, penyusutan arsip merupakan bagian dari pengelolaan kearsipan yang mencakup pemindahan arsip, pemusnahan arsip yang memenuhi persyaratan, serta penyerahan arsip statis sesuai ketentuan. Setiap proses memiliki mekanisme tersendiri dan tidak dapat dipertukarkan secara sembarangan.
Kepatuhan terhadap prosedur tersebut penting agar tidak terjadi pemusnahan dokumen yang masih dibutuhkan sebagai bukti kegiatan pemerintahan atau memiliki nilai guna berkelanjutan.
Di sisi lain, pengelolaan arsip yang tertib memungkinkan perangkat daerah memanfaatkan ruang penyimpanan secara lebih efisien dan meningkatkan kemudahan dalam mengakses dokumen yang masih aktif.
Mendorong Budaya Tertib Arsip di Seluruh Perangkat Daerah
Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang memiliki peran strategis dalam mendorong peningkatan kesadaran dan kepatuhan perangkat daerah terhadap tata kelola kearsipan. Upaya tersebut perlu berjalan beriringan dengan pembinaan, pengawasan, serta peningkatan kapasitas sumber daya manusia yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan dokumen.
Tertib arsip tidak semestinya dipandang sebagai urusan administratif semata. Di balik setiap dokumen terdapat informasi yang dapat menjadi dasar pelayanan, bahan evaluasi, serta bukti pertanggungjawaban pemerintah kepada masyarakat.
Oleh sebab itu, pengelolaan arsip harus menjadi bagian dari budaya kerja birokrasi. Setiap dokumen perlu dicatat, disimpan, dipelihara, dan ditentukan masa simpannya sesuai ketentuan. Ketika waktunya tiba untuk dimusnahkan, proses tersebut harus dilakukan secara sah, terukur, dan terdokumentasi.
Melalui pemusnahan 1.045 berkas arsip di DPMPTSP Kota Padang, penguatan tata kelola kearsipan diharapkan terus berkembang menjadi praktik administrasi yang konsisten di seluruh organisasi perangkat daerah.
Pada akhirnya, keberhasilan pengelolaan arsip tidak diukur dari banyak atau sedikitnya dokumen yang tersimpan, melainkan dari kemampuan pemerintah memastikan informasi yang masih dibutuhkan tetap terlindungi dan arsip yang telah memenuhi persyaratan pemusnahan ditangani secara benar.
Dengan prinsip tersebut, tertib arsip menjadi bagian dari upaya membangun birokrasi yang efisien, transparan, dan dapat dipertanggungjawabkan kepada publik.
(Mond)
#Padang #Daerah #DinasPerpustakaandanArsip
