8.797 Berkas Dimusnahkan, Dispusip Kota Padang Dorong Tertib Arsip untuk Perkuat Akuntabilitas Pemerintahan
D'On, Padang - Tumpukan dokumen yang memenuhi ruang penyimpanan bukan selalu tanda bahwa sebuah organisasi memiliki administrasi yang baik. Justru, ketika arsip tidak lagi memiliki nilai guna dan telah melewati masa retensinya, penyusutan hingga pemusnahan menjadi bagian penting dari tata kelola kearsipan.
Pesan tersebut tercermin dalam kegiatan Pemusnahan Arsip di Dinas Pertanian Kota Padang yang dilaksanakan bersama Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) Kota Padang. Dalam kegiatan ini, sebanyak 8.797 berkas arsip dimusnahkan setelah dinyatakan memenuhi persyaratan sesuai ketentuan kearsipan.
Arsip yang dimusnahkan merupakan dokumen yang telah melewati Jadwal Retensi Arsip (JRA), tidak lagi memiliki nilai guna, tidak memiliki nilai guna sejarah, serta tidak sedang dalam proses hukum.
Pemusnahan tersebut menjadi salah satu tahapan penting dalam siklus pengelolaan arsip. Tidak hanya bertujuan mengurangi volume arsip, kegiatan ini juga memastikan ruang penyimpanan dapat dimanfaatkan secara lebih efektif untuk arsip yang masih mempunyai nilai administrasi, hukum, keuangan, maupun nilai guna lainnya.
Heriza: Tertib Arsip Bukan Sekadar Menyimpan Dokumen
Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Padang Heriza Syafani menekankan bahwa pengelolaan arsip harus dipahami sebagai bagian yang tidak terpisahkan dari penyelenggaraan administrasi pemerintahan.
“Tertib arsip bukan hanya bagaimana kita menyimpan dokumen, tetapi juga bagaimana memastikan arsip dikelola sesuai ketentuan, mulai dari penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, sampai pada penyusutan dan pemusnahan ketika memang sudah memenuhi persyaratan.”
Menurut Heriza, penyusutan arsip diperlukan agar pengelolaan dokumen di setiap perangkat daerah tidak mengalami penumpukan. Namun, proses tersebut harus dilakukan secara cermat sehingga arsip yang masih memiliki nilai guna dan dibutuhkan untuk kepentingan pemerintahan tetap terlindungi.
“Setiap arsip memiliki masa dan nilai gunanya. Karena itu, pemusnahan harus dilakukan melalui prosedur yang benar dan berdasarkan hasil penilaian, sehingga tidak ada arsip yang masih dibutuhkan kemudian dimusnahkan.”
8.797 Berkas Tidak Langsung Dimusnahkan
Jumlah 8.797 berkas yang dimusnahkan bukan sekadar angka administratif. Di balik jumlah tersebut terdapat proses pengelolaan dan penilaian untuk memastikan dokumen yang telah habis masa retensinya memang memenuhi kriteria untuk dilakukan pemusnahan.
Jadwal Retensi Arsip menjadi salah satu instrumen penting dalam menentukan berapa lama suatu arsip harus disimpan. Dengan adanya JRA, perangkat daerah memiliki pedoman dalam menentukan apakah sebuah arsip masih harus dipertahankan, disusutkan, atau dapat dimusnahkan.
Selain masa retensi, aspek nilai guna juga menjadi perhatian. Arsip yang memiliki nilai sejarah atau nilai guna lain yang masih diperlukan tidak serta-merta dimusnahkan hanya karena telah lama tersimpan.
Demikian pula dengan arsip yang berkaitan dengan proses hukum. Dokumen yang masih diperlukan sebagai bahan pembuktian atau terkait proses hukum harus tetap dipertahankan sesuai ketentuan.
Dengan pertimbangan tersebut, pemusnahan 8.797 berkas menjadi bagian dari proses penyusutan arsip yang dilakukan secara terukur.
Dicacah Menggunakan Mesin Penghancur Arsip
Dalam pelaksanaan kegiatan, pemusnahan dilakukan melalui metode pencacahan menggunakan mesin pencacah arsip.
Metode ini dilakukan untuk memastikan arsip yang telah ditetapkan untuk dimusnahkan tidak dapat digunakan kembali sebagaimana bentuk aslinya.
Proses pemusnahan disaksikan langsung oleh sejumlah pejabat dan unsur terkait. Hadir dalam kegiatan tersebut Kepala Dinas Pertanian Kota Padang Yoice Yuliani, S.Pt., M.Si., Sekretaris Dinas Pertanian Kota Padang Ansoriudin, S.P., M.Si., perwakilan Inspektorat Kota Padang Endri Finaldi, S.T., serta perwakilan Bagian Hukum Sekretariat Daerah Kota Padang Lia Apriani, S.Kom.
Keterlibatan unsur terkait tersebut menjadi bagian dari upaya memastikan pelaksanaan pemusnahan berjalan sesuai prosedur dan ketentuan yang berlaku.
Dari Tumpukan Dokumen Menjadi Administrasi yang Lebih Efisien
Bagi perangkat daerah, pengelolaan arsip memiliki tantangan tersendiri. Setiap kegiatan pemerintahan menghasilkan dokumen, baik dalam bentuk surat, laporan, administrasi keuangan, dokumen pelayanan maupun berbagai dokumen lainnya.
Apabila seluruh dokumen disimpan tanpa melalui proses penyusutan, volume arsip akan terus bertambah. Dalam jangka panjang, kondisi tersebut dapat menyebabkan keterbatasan ruang penyimpanan sekaligus menyulitkan petugas ketika harus menemukan arsip tertentu.
Karena itu, penyusutan arsip memiliki fungsi strategis.
Arsip yang masih aktif dan memiliki nilai guna dapat ditata dengan lebih baik, sementara arsip yang telah memenuhi persyaratan untuk dimusnahkan dapat dikeluarkan dari sistem penyimpanan melalui prosedur yang sah.
Langkah ini pada akhirnya mendukung terciptanya pengelolaan administrasi yang lebih efektif dan efisien.
Arsip adalah Rekam Jejak Pemerintahan
Heriza Syafani juga menegaskan pentingnya membangun kesadaran aparatur bahwa arsip merupakan bagian dari rekam jejak penyelenggaraan pemerintahan.
“Arsip merupakan bagian penting dari rekam jejak organisasi. Karena itu, kita ingin setiap perangkat daerah semakin tertib dalam mengelola arsip, bukan hanya ketika menyimpan, tetapi juga ketika melakukan penyusutan.”
Menurutnya, pengelolaan arsip yang baik akan memberikan manfaat dalam jangka panjang, terutama ketika suatu dokumen diperlukan kembali untuk kepentingan administrasi, pelayanan, pemeriksaan, maupun pertanggungjawaban.
“Dengan pengelolaan arsip yang tertib, kita berharap informasi pemerintahan dapat dikelola dengan baik dan ketika dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.”
Perkuat Tata Kelola Pemerintahan
Kegiatan pemusnahan arsip di Dinas Pertanian Kota Padang berlangsung lancar dan tertib serta dilaksanakan sesuai prosedur kearsipan yang berlaku.
Kegiatan tersebut sekaligus menjadi bagian dari upaya Dispusip Kota Padang dalam mendorong seluruh perangkat daerah untuk semakin serius membangun budaya tertib arsip.
Sebab, tata kelola pemerintahan yang akuntabel tidak hanya terlihat dari pelayanan yang diberikan kepada masyarakat, tetapi juga dari bagaimana setiap proses pemerintahan didokumentasikan, disimpan, dilindungi, dan dipertanggungjawabkan.
Di sisi lain, pemusnahan arsip yang telah memenuhi ketentuan menunjukkan bahwa kearsipan memiliki siklus yang jelas. Tidak semua dokumen harus disimpan selamanya, tetapi setiap dokumen harus mendapatkan perlakuan yang tepat berdasarkan nilai dan masa gunanya.
Dengan pemusnahan 8.797 berkas arsip tersebut, Dispusip Kota Padang bersama Dinas Pertanian Kota Padang kembali menegaskan pentingnya tertib arsip sebagai bagian dari tertib administrasi.
Pada akhirnya, arsip yang dikelola dengan baik bukan sekadar tumpukan dokumen yang tersimpan rapi. Arsip adalah sumber informasi, bukti administrasi, sekaligus rekam jejak perjalanan sebuah organisasi dalam menjalankan tugas pemerintahan.
Tertib arsip, tertib administrasi, dan tata kelola pemerintahan yang semakin akuntabel.
(Mond)
#Padang #Daerah #Disperpusip
